10 étapes pour bien communiquer au travail

Savez-vous bien argumenter et bien communiquer au travaill? Pour appliquer l’art de la rhétorique à vos communications, suivez les conseils de Debra Fine, auteure de L’art de mener des conversations difficiles (2012).

1. CONNAISSEZ VOTRE AUDITOIRE

Apprenez à connaître votre interlocuteur et ciblez votre message en fonction de ses intérêts et besoins. Pour vous renseigner, lisez des magazines spécialisés sur le sujet, interrogez des spécialistes, consultez des sites web, etc. Pendant la discussion, écoutez attentivement. Si vous êtes nerveux, concentrez-vous sur l’autre pour oublier votre trac. Vous gagnerez à développer votre capacité d’écoute. N’hésitez pas à poser des questions pour assurer une communication bidirectionnelle efficace.

2. GÉREZ LA CONVERSATION

Lorsque vous rencontrez votre interlocuteur lors d’un rendez-vous d’affaires, lancez la conversation avec une anecdote légère. Après ce premier contact, vous pourrez facilement faire une transition de la conversation à la discussion, en abordant les points pour lesquels vous vous rencontrez.

« Posez des questions ouvertes, telles que : « Que puis-je faire pour vous? » pour engager la conversation de façon positive et laisser le client vous donner des indices sur l’approche que vous devez adopter », explique Debra Fine.

Pensez à prévoir le contenu de ce dont vous voulez discuter en prenant des notes ou même en rédigeant un ordre du jour. Veillez au temps passé sur chaque thème et à ce que la conversation ne dérive pas trop.

3. UTILISEZ LE SILENCE COMME OUTIL DE CONVERSATION

Les gens se sentent souvent mal à l’aise lorsqu’un silence survient dans une conversation. Ils essaient alors de remplir les blancs, mais pas toujours avec des propos réfléchis ou pertinents. Il est donc important de respirer, de garder son calme et de savoir tirer avantage des silences en toute confiance. Les vendeurs le savent : la parole est d’argent, le silence est d’or. Une pause amenée au bon moment vous permet d’insister sur un élément d’information important.

4. APPRENEZ À IDENTIFIER LES SIGNES DE DANGER AU COURS DE L’ÉCHANGE

À la manière d’un joueur de poker, apprenez à déchiffrer les expressions faciales et le langage corporel de votre interlocuteur. Soyez réactif et flexible. Vous devez adapter votre discours en fonction de l’évolution de la conversation. D’ailleurs, faites attention aux sujets délicats et aux tabous.

5. IDENTIFIEZ LA PRÉSENCE DE TENSIONS

Tentez de voir à l’avance les sources potentielles de conflits. Laissez tomber les accusations. Si vous voulez transmettre une critique, orientez la conversation vers le problème et non vers la personne qui en est responsable.

6. GÉREZ LE TEMPS

Prenez en compte l’horaire de votre interlocuteur. La personne est-elle coincée entre deux réunions? La discussion a-t-elle lieu un lundi matin ou un vendredi après-midi? Le moment choisi pour discuter peut faire une grande différence sur la façon dont vos arguments seront reçus. Avant de prendre un rendez-vous, demandez si le moment choisi est opportun.

7. UTILISEZ UN LANGAGE ASSURÉ POUR PARVENIR À VOS FINS

Au moment de présenter votre argumentaire, évitez de vous dévaloriser ou de vous surévaluer. Affirmez-vous avec conviction, sans vous excuser. Soyez précis et ne vous répétez pas plus d’une fois avec des formulations différentes, à moins que vous ayez senti le besoin de donner plus d’explications.

8. ÉMETTEZ DES ONDES POSITIVES

Saviez-vous que la façon de vous exprimer a plus d’impact que le contenu de votre propos? Prenez conscience de l’image que vous projetez. Quelques trucs pour véhiculer une image positive : établissez un contact visuel, hochez la tête en signe d’approbation et souriez!

9. RESPECTEZ LA CONFIDENTIALITÉ DE L’INFORMATION

Selon le type de relation que vous entretenez avec votre interlocuteur et le déroulement de la conversation, vous pouvez ressentir une tension entre l’envie d’être sympathique et le besoin de rester discret. S’il est important d’être honnête, prenez en considération que certaines informations sont de nature confidentielle. Vous ne voulez pas prendre le risque de placer votre entreprise dans une position délicate! Savoir ce que vous ne pouvez pas dire lors d’un rendez-vous d’affaires démontre que vous êtes une personne digne de confiance qui fait preuve de professionnalisme.

10. SACHEZ PARVENIR À UNE CONCLUSION SATISFAISANTE AVANT DE CLORE

Soyez à l’affût des indices montrant que votre interlocuteur est prêt à terminer la conversation ou à changer de sujet. Assurez-vous de terminer sur une note positive! « On se souviendra peut-être de la première impression, mais la dernière chose dite ou faite est celle qui marque le plus », avance Debra Fine.